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Folha de pagamento: o que é e como fazer em poucos passos!
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Folha de pagamento: o que é e como fazer em poucos passos!

Quer entender como funciona uma folha de pagamento e quais são os processos para realizar uma de forma simples? Então está no lugar certo, nesse artigo vamos te explicar todos os passos necessários. 

No meio de tantas responsabilidades de um empregador, calcular a folha de pagamento é uma das mais importantes que ele tem. Fazer um cálculo exato e dento de todas as legislações vigentes é imprescindível para um bom relacionamento com os colaboradores e para evitar futuros problemas trabalhistas e fiscais. E ao contrário do que pode parecer, a folha de pagamento compreende muitos itens que merecem bastante atenção, indo além de ser apenas o salário líquido recebido pelos funcionários. 

O que é folha de pagamento e sua importância para a empresa

Mas o que é? Folha de pagamento nada mais é do que um relatório das remunerações para aos colaboradores de uma empresa, também conhecido como holerite. No documento consta todas as informações trabalhistas de cada funcionário e as transforma em dados contábeis para poder calcular o pagamento bruto e líquido. Ela também serve como controle fiscal e financeiro para o empregador, é por meio desse documento que ela pode comprovar que realizou todo o recolhimento do INSS, além do pagamento das verbas trabalhistas, benefícios e claro, o pagamento do salário. Desta forma também, a empresa que sabe organizar bem esse documento tem total controle dos seus gastos mensais, evitando multas, indenizações e processos trabalhistas. 

A importância da folha de pagamento para o colaborador

Se para a empresa a folha de pagamento tem toda a importância contábil, fiscal e financeira, para o trabalhador não seria diferente.  

Esse é um documento crucial para a comprovação de renda em financiamento de imóveis, lojas, carros e abertura de crédito em lojas e bancos. Além de ser o documento mais importante no pedido de aposentadoria no INSS, servindo como um comprovante de pagamento. Portanto, o colaborador deve sempre guardar todas as suas folhas de pagamento e se caso a empresa esqueça de entregar na data de pagamento do salário, sempre peça pois é obrigatório a entrega. 

Quais informações deve conter na folha de pagamento

 Por se tratar de um documento, o holerite exige muito cuidado e atenção devido aos inúmeros detalhes necessários e para isso, saber quais são as informações obrigatoriamente devem conter torna o processo mais simples. Saiba abaixo quais são essas informações:

  • Dados do empregador;
  • Dados do empregado, como nome completo e documento;
  • Tipo de contrato;
  • Cargo e função;
  • Descontos (INSS, FGTS, vale transporte);
  • Número de dias trabalhados;
  • Valor de horas extras ou adiantamentos;
  • Salário bruto e líquido, sendo bruto o salário total do funcionário e líquido aquele com todos os descontos já citados.

Desta forma, com todas as informações o risco de ter erros e ser pego na fiscalização são quase nulos. 

Quais erros mais comuns 

Como se trata de algo muito sério, é importante não cometer erros. Leia abaixo os erros mais comuns que quem faz a folha de pagamento costuma cometer. 

  • Fazer cálculos errôneos: no momento de fazer os cálculos deve-se sempre considerar faltas, horas extras, FGTS, IRRF, vale transporte e demais descontos. E é muito comum que as vezes esses descontos sejam esquecidos ou sendo pagos a mais, o mesmo pode acontecer no pagamento de rescisão de contrato de trabalho, quando a indenização é paga incorretamente. Por isso, deve haver muita atenção na hora de calcular esses descontos para que não vire uma grande dor de cabeça futuramente. 
  • Desatenção nas mudanças de leis e acordo: esse é um dos erros mais graves que pode ser cometido. Essas mudanças acontecem de forma frequente, sendo necessário estar sempre atualizado quanto as alterações e procurar entender bem o que elas dizem, para que tudo esteja dentro dos parâmetros corretos e a empresa não precise arcar com punições por erros cometidos nesse processo. 
  • Não acompanhar as alterações dos funcionários: é muito importante acompanhar as mudanças e alterações do quadro de funcionários, pois pode ocorrer de um funcionário já ter sido desligado da empresa e ainda continuar recebendo remunerações em sua conta indevidamente ou ter mudado de função ou recebido uma promoção onde acabe recebendo a mesma remuneração anterior por falta de atualização. Esse erro deve ser evitado para que não haja desgaste quanto do funcionário quanto da empresa. 
  •  Falhar da dedução de custos: é necessário ficar atento a previsão de todos os custos de um funcionário para que não gere problemas financeiros para empresa e complicações com os funcionários. É muito comum que as empresas esqueçam do 13º salário, bônus e premiações, para não cometer esse erro é essencial um planejamento financeiro bem estruturado. 

Passo a passo de como fazer uma folha de pagamento:

Agora que você já sabe a importância da folha de pagamento, suas informações e os erros que não podem ser cometidos, vamos ao passo a passo de como fazer esse documento de forma simplificada.    

  • Tenha controle sobre as admissões e demissões: toda empresa deve ter pleno controle sobre as suas admissões e demissões. Mesmo sendo difícil de acreditar, muitas empresas não têm esse controle e acabam se confundindo, deixando de pagar para funcionários ativos e pagando funcionários para que já estão desligados da empresa a algum tempo. Também ocorre de esquecer de cadastrar os novos funcionários no sistema de folha de pagamento, gerando atraso no salário e assim o descontentamento do funcionário. Por isso, mantenha sempre o controle sobre as entradas e as saídas mensalmente atualizado. 
  • Defina a classificação do funcionário: esse é um dos primeiros passos mais importantes em uma folha de pagamento. Como geralmente dentro de uma empresa há mais de uma atividade sendo desenvolvida, é fundamental aprender todas as categorias que compõem essas funções. Cada categoria é regulamentada por uma Convenção Coletiva, que a partir dai deve seguir as normas bases para fazer o cálculo. 
  • Calcule as horas trabalhadas: o próximo passo é calcular as horas trabalhadas. Isso deve ser observado na folha de ponto de cada funcionário, onde deve constar as horas extras, ausências ou saídas, jornadas adicionais e descanso remunerado. No caso de haver justificativa para ausência, a falta pode ser abonada sem haver desconto, caso contrário as horas injustificadas serão descontadas do colaborador. Tudo precisa estar bem detalhado e precisa ser um controle de via de mão dupla, já que não é correto trabalhar a mais e receber a menos, a empresa tem que ficar atenta para não pagar por horas que o funcionário não trabalhou. 
  • Saiba sobre os encargos e os descontos: É importante estar a par de todos os encargos e descontos para ser detalhado na folha de pagamento, geralmente esses descontos são de INSS, FGTS, IRRF e contribuição sindical, além dos benefícios como vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde e qualquer outro desconto legal, para então discernir o valor líquido a ser pago. No caso do desconto do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), deve-se obedecer às seguintes regras, usando como base o salário bruto, até R$1.751,81 alíquota de 8%, de R$1751,82 até R$ 2.919,72 alíquota de 9% e de R$ 2.919,73 até R$5.839,45 alíquota de 11%, acima desse valor o teto máximo de contribuição é de R$642,34 fixo. Tratando-se do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), a responsabilidade é totalmente do empregador, por mais que apareça na folha de pagamento, sendo sua alíquota fixa em 8%. E no IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte), o tributo é calculado através do salário bruto menos as deduções do INSS, em seguida são aplicadas as respectivas alíquotas, rendimentos até R$1.903,98 – isento, rendimentos de de R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65 — alíquota de 7,5%, rendimentos de R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05 — alíquota de 15%, rendimentos de R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68 — alíquota de 22,5% e rendimentos acima de R$ 4.664,69 — alíquota de 27,5%.

Contabilidade para a folha de pagamento

Muitos gestores ficam em dúvida quanto a contar com o auxílio de uma contabilidade para fazer folha de pagamento e manter o sistema atualizado mensalmente. Por isso, é importante evidenciar que organizar a folha vai muito mais além que apenas ter controle, já que à medida que a empresa cresce e toma forma fica insustentável lidar com toda a informação diante de todas as outras prioridades que aparecem na rotina. Portanto, é de suma importância contar com o auxílio de um profissional contábil de confiança nesse contexto, pois ele é responsável e apto para lidar com todo o volume de dados e informações de cada funcionário além de conhecer bem todos os tributos, impostos e seus prazos e regras. Sobretudo, é necessário considerar essa contratação um investimento para a empresa, levando em consideração que a folha de pagamento é um documento importante e que deve estar sempre dentro da lei para evitar futuras dores de cabeça. 

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